Faktury elektroniczne

Przy transakcjach w obrocie gospodarczym jednym z najczęściej wystawianych dokumentów stanowiących potwierdzenie zakupu są faktury, w tym także faktury elektroniczne (zwane inaczej e-fakturami). Kiedy mamy do czynienia z e-fakturą? Kiedy możemy uznać ją za wystawioną? Jakie obowiązki związane z przesyłaniem i przechowywaniem tego typu faktur ma przedsiębiorca? Krakowskie Biuro Rachunkowe Perfekto odpowiada na te i podobne pytania.

Przy pomocy faktury elektronicznej można rozliczyć się z urzędem skarbowym, tak samo, jak w przypadku użycia faktury tradycyjnej. Co ciekawe, e-faktura, którą drukuje odbiorca, jest traktowana jak faktura papierowa (tradycyjna) i w związku z tym nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej.

Czym jest e-faktura?

E-faktura to faktura elektroniczna wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, przesłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne. Warunkiem jest jednak to, by wersja papierowa nie została przekazana kontrahentowi. Należy przy tym pamiętać, że faktury w formacie elektronicznym (sporządzonej np. w programie fakturowo-księgowym), którą nabywca otrzymał w formie papierowej, nie można uznać za fakturę elektroniczną.

Kiedy uważa się e-fakturę za wystawioną?

Fakturę elektroniczną można uznać za wystawioną w przypadku gdy dostawca, usługodawca (lub też osoba trzecia działająca w ich imieniu) udostępni fakturę w taki sposób, by jej odbiorca mógł ją otrzymać. Można to zrobić z pomocą poczty e-mail, bezpiecznego połączenia EDI czy też za pośrednictwem portalu internetowego, do którego dostęp jest chroniony za pośrednictwem loginu i hasła.

Akceptacja – warunek fakturowania elektronicznego

Aby wystawić kontrahentowi e-fakturę przedsiębiorca musi wcześniej uzyskać od niego zgodę. Akceptacja otrzymywania faktury elektronicznej przez klienta jest więc podstawowym warunkiem fakturowania elektronicznego. O akceptacji firma nie musi informować fiskusa, ponieważ opłacenie pierwszej faktury elektronicznej jest uznawane za wyrażenie zgody na otrzymywanie e-faktur. Jednoczenie wystawianie i wysyłkę faktur elektronicznych można rozpocząć już następnego dnia po zaakceptowaniu tej formy przez kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że z akceptacją powiązana jest także utrata prawa do wystawiania e-faktur. Jeśli odbiorca faktury cofnie akceptację, wówczas przedsiębiorca traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał informację o wycofaniu akceptacji.

Co powinna zawierać e-faktura?

Każda faktura, także elektroniczna, powinna zawierać następujące elementy: datę wystawienia; kolejny numer (nadany w ramach jednej lub kilku serii), który identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług; adresy tychże, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku (z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a), numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b), datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (jeśli data jest określona i inna od daty wystawienia faktury); nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; cenę jednostkową netto towaru lub usługi bez kwoty podatku; kwoty rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności (jeśli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto); wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawkę podatku; sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwotę należności ogółem.

Przechowywanie i przesyłanie e-faktur

Przedsiębiorca może sam dokonać wyboru tego, w jaki sposób będzie przechowywał dokumentację księgową oraz przesyłał faktury do ich odbiorców. Warunkiem jest jednak spełnianie wymogów stawianych przez regulacje prawne. Faktury powinny być zatem przechowywane zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dzięki temu można je łatwo zlokalizować i potwierdzić autentyczność ich pochodzenia.

System faktur: papierowy, elektroniczny i mieszany

Istnieją trzy systemy fakturowe. Pierwszy z nich to system faktur papierowych. Polega on na tym, że wystawca drukuje fakturę w dwóch egzemplarzach: jeden przekazuje odbiorcy, a drugi zachowuje w dokumentacji księgowej. Drugi to system faktur elektronicznych. Przedsiębiorca wystawia fakturę w wersji elektronicznej i w tej samej formie przesyła ją do odbiorcy. Zarówno wystawca, jak i odbiorca, przechowują dokument na nośnikach danych, np. na serwerze, dysku, pendrive’ie czy płycie CD. Trzeci z systemów to tzw. system mieszany, który można stosować na dwa sposoby. Można bowiem wystawiać faktury elektroniczne, lecz archiwizować je w formie papierowej lub też wystawiać i przekazywać faktury tradycyjne, jednocześnie przechowując je w postaci elektronicznej (skany lub pliki).

Jeśli mają Państwo wątpliwości odnośnie do elektronicznego systemu fakturowania – zapraszamy do kontaktu z krakowskim Biurem Rachunkowym Perfekto. Nasi wykwalifikowani specjaliści udzielą profesjonalnych porad.