Outsourcing usług księgowych w małych i średnich firmach – czy to się opłaca?

Przychodzi taki moment – jeszcze na początku prowadzenia biznesu lub w momencie znacznego rozwoju działalności gospodarczej – że przedsiębiorca staje przed ważnym pytaniem: prowadzić księgowość samodzielnie, wewnątrz firmy, czy może zlecić ją na zewnątrz, korzystając z szerokiej oferty outsourcingu księgowego? Przyjrzyjmy się temu bliżej!

Czy mojej firmie to się opłaca?

Każdy przedsiębiorca wie, jak istotna w prowadzeniu biznesu jest optymalizacja kosztów. Pod tym względem outsourcing księgowości jest bardzo atrakcyjny dla każdego, kto prowadzi własną firmę. Koszt zatrudnienia doświadczonej księgowej znacznie przewyższa bowiem koszt przeniesienia usług księgowych do firmy zewnętrznej. Zlecając usługi na zewnątrz, to znaczy biurowi rachunkowemu, firma średniej wielkości może co miesiąc zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych!

Korzystając z biura rachunkowego, przedsiębiorca nie musi bowiem płacić wynagrodzenia pracownikowi ani ponosić związanych z wynagrodzeniem kosztów, np. urlopu, L4 czy zastępstwa na czas nieobecności pracownika. Nie musi ponosić także kosztów zakupu, serwisu i licencjonowania drogich specjalistycznych programów księgowych, bez których praca księgowego jest obecnie w zasadzie niemożliwa. 

Decydując się na biuro rachunkowe, przedsiębiorca nie musi także finansować szkoleń dla księgowych, które – w obliczu dynamicznie zmieniających się przepisów – są niezbędne. W ramach współpracy z biurem księgowym przedsiębiorca ponosi zazwyczaj comiesięczne zryczałtowane koszty prowadzenia księgowości, a FV za świadczone usługi księgowe wrzuca w koszty!

Czas to pieniądz!

Korzystając z obsługi księgowej biura rachunkowego, przedsiębiorca nie musi angażować się w rozwiązywanie bieżących problemów księgowych, nie musi też podejmować decyzji dotyczących rachunkowego aspektu prowadzonej działalności ani ingerować w kontrolę jakości oraz efektywności pracy personelu.

Równocześnie biuro rachunkowe jest do pełnej dyspozycji Klienta, służy swoją wiedzą i doświadczeniem z zakresu finansów, księgowości, kadr i płac. W myśl zasady, że czas to pieniądz, współpraca z biurem rachunkowym zdecydowanie opłaca się przedsiębiorcy! 

A co z jakością?

To, czego mogą obawiać się przedsiębiorcy, to „hurtowe” traktowanie ich spraw przez biuro rachunkowe, które stawia na „ilość, a nie jakość usługi”. Profesjonalne biuro księgowe zapewnia jednak swoim Klientom szybką, fachową oraz kompleksową obsługę.

Pracownicy biura rachunkowego mogą nierzadko pochwalić się większym doświadczeniem niż księgowy zatrudniony na etacie, ponieważ na co dzień mają do czynienia z dziesiątkami przedsiębiorstw oraz sytuacji, dzięki czemu z nietypowymi sprawami radzą sobie doskonale. To z pewnością wpływa na finalną jakość obsługi księgowej przez biuro rachunkowe!

Czy moje dane będą bezpieczne?

Przedsiębiorcy mogą się także obawiać, że zlecenie obsługi księgowej na zewnątrz wiązać się może z  ryzykiem utraty danych. Osoby, które mają takie obawy, uspokajamy – biuro księgowe musi dbać o to, aby przechowywanie i archiwizacja danych przebiegała bezpiecznie.

Wpływa na to między innymi korzystanie z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, które ułatwiają zabezpieczenie danych, a z których korzystają profesjonalne biura rachunkowe. Wbrew pozorom, to właśnie w wewnętrznie prowadzonych procesach księgowych ryzyko utraty danych jest większe – małe lub średnie firmy przeznaczają bowiem na zabezpieczenia tego typu mniejsze nakłady finansowe niż profesjonalne biura księgowe.

Klient, decydując się na sprawdzone, godne zaufania biuro rachunkowe, może być pewien, że współpraca przebiegać będzie bez zarzutu i że nie będzie musiał martwić się o rzetelność i terminowość realizowanych zadań. Zachowana będzie również pełna poufność przekazywanych dokumentów.

A co w przypadku błędu? 

Właściciel firmy, z chwilą podpisania umowy z biurem księgowym, przenosi odpowiedzialność za ewentualne błędy właśnie na biuro rachunkowe. W takiej sytuacji Klient ma pełne prawo, aby domagać się od biura rachunkowego odszkodowania, wypłacanego z OC.

Dla porównania – w sytuacji, gdy księgowością zajmuje się księgowa lub wydzielony w strukturach firmy dział księgowości, to za niedopatrzenia bądź ewentualne błędy odpowiedzialność ponosi najczęściej prezes firmy.

Przedsiębiorstwo vs. organy podatkowe

Osobną kwestią jest to, w jakich warunkach prawnych prowadzi się w Polsce działalność gospodarczą, a także to, że w przepisach prawda podatkowego zachodzą liczne zmiany. 

Przedsiębiorca, który na co dzień skupia się na prowadzeniu biznesu, z reguły nie posiada ani wiedzy, ani umiejętności z obszaru rachunkowości oraz podatków. Nierzadko nie ma także czasu, aby samodzielnie prowadzić lub też bezpośrednio nadzorować sprawy księgowe i podatkowe. W przypadku małych firm, nie posiadających budżetu na zatrudnienie księgowej, skorzystanie z obsługi biura rachunkowego może okazać się dużą pomocą.

Przedsiębiorca staje bowiem przed koniecznością prawidłowego rozliczenia podatku, ale także – w przypadku kontroli organów podatkowych – musi obronić swoje stanowisko. Biuro rachunkowe w obu tych kwestiach wyręczy przedsiębiorcę!

Biuro księgowe – gwarancja sukcesu! 

Jest jeszcze jedna bardzo istotna zaleta współpracy z biurem rachunkowym – dzięki outsourcingowi księgowemu właściciel małej czy średniej firmy może w pełni skupić się na rozwoju swojej działalności. Zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach odpowiedzialność za progres w biznesie spoczywa najczęściej na barkach właściciela lub prezesa.

W czasie gdy księgowością zajmuje się zespół specjalistów z biura rachunkowego, przedsiębiorca może w pełni skupić się na rozwijaniu swojej działalności.  Dlatego właśnie biuro księgowe Perfekto poleca swoje usługi – wyręczymy Państwa w prowadzeniu żmudnych i czasochłonnych procesów księgowych, gwarantując pełen profesjonalizm i rzetelne, uczciwe wsparcie!