Kiedy można podnieść koszty uzyskania przychodu przez pracownika?

Wysokość kosztów uzyskania przychodu przez pracownika jest uzależniona od kilku zasadniczych spraw. Ma na nią wpływ między innymi forma zatrudnienia oraz miejsce zamieszkania osoby zatrudnionej. W związku z tym poniżej zostanie uwzględniony podział na formy zatrudnienia (takie jak umowa o pracę i umowa zlecenie) oraz przedstawione zostaną warunki podniesienia omawianych tu kosztów.

Koszty uzyskania przychodu – stawka podstawowa

Od 2008 roku koszty uzyskania przychodów mają tę samą wysokość. W wyżej wspomnianej przez nas ustawie o podatku dochodowym z 1991 roku wspomina się o dwóch kwotach omawianych tu kosztów, które nalicza się przy wynagrodzeniu. Pierwsza kwota to 111,25 zł. To tzw. stawka podstawowa. Stosuje się ją wówczas, gdy pracownik jest w stosunku pracy i mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy. Nie ma tu więc znaczenia fakt, czy pracownik jest zameldowany na stałe, czy też mieszka w tej miejscowości tymczasowo. 

Podwyższone koszty uzyskania przychodu przez pracownika

W przypadku drugiej kwoty jest to 139,06 zł. To właśnie rzeczone podwyższone koszty, które stosować można jedynie w konkretnej sytuacji. Przedstawia się ona następująco:

• pracownik zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
• pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę
• pracownik złożył w formie papierowej stosowne oświadczenie o zamieszkaniu w miejscowości innej niż zakład pracy

Pracownik musi przy tym pamiętać, że jeżeli jego sytuacja ulegnie zmianie i przestanie dojeżdżać z innej miejscowości, wówczas musi powiadomić o tym pracodawcę, by ten przestał potrącać wyższe koszty.

Kiedy stosujemy podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Pracodawca nalicza koszty podwyższone tylko wówczas, gdy pracownik spełnia wyżej wyliczone warunki. Nawet jeżeli zatrudniający wie, że pracownik mieszka poza miejscem pracy i dojeżdża, a pracownik nie złożył takiego oświadczenia na piśmie, wówczas pracodawca nie może podnieść kosztów uzyskania przychodu. Nie ma przy tym przepisów, które by obligowały pracodawcę do przypomnienia o tym fakcie pracownikowi, stąd też złożenie tego dokumentu leży w interesie składającego.

Podwyższone koszty, przy spełnieniu powyższych wymagań, są zawsze uwzględniane, kiedy pracownik dostał jakikolwiek przychód ze stosunku pracy. Nie ma tu zatem znaczenia, jaka była jego wysokość i jak długo pozostawał on w stosunku pracy. Jeżeli wypłata ma mieć miejsce już po ustaniu stosunku pracy, także wtedy podwyższamy koszty. Dzieje się tak ponadto w sytuacji, gdy wypłacana jest zaległość w formie ekwiwalentu („trzynastka” itp.). Należy przy tym pamiętać, że koszty te są wypłacane przez pracodawcę. Podobnie jest z wynagrodzeniem chorobowym u pracodawcy zatrudniającego więcej niż dwadzieścia osób.

Kiedy nie należy stosować kosztów podwyższonych?

Podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przez pracownika pracodawca nie będzie mógł zastosować w przypadku, gdy:

• pracownik będzie przez cały miesiąc przebywać na bezpłatnym urlopie
• pracownik będzie przebywać przez cały miesiąc na zasiłku macierzyńskim
• pracownik będzie przebywać przez cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim, otrzymując z tego tytułu wypłacany przez ZUS zasiłek chorobowy
• pracownik świadczy dla pracodawcy dodatkową pracę, za którą – poza wynagrodzeniem – otrzymuje zapłatę. W tym przypadku koszty wliczane są w wynagrodzenie zasadnicze i pomijane w dodatkowym, tak, aby uniknąć dwukrotnego naliczenia kosztów w jednym miesiącu

Podwyższone koszty uzyskania przychodu przy umowie zlecenie

Naliczanie kosztów podwyższonych w przypadku zlecenia jest inne niż w przypadku ryczałtu przy umowie o pracę. W tym bowiem wypadku stosuje się koszty uzyskania przychodu w procentowej wartości, czyli 20% podstawy naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. 

Nieprawidłowości w obliczaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu

Na koniec pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że nieprawidłowe naliczenie kosztów uzyskania przychodu przez pracownika, czy też całkowite ich pomięcie sprawi, że wynagrodzenie zostanie nieprawidłowo obliczone. Mogą temu towarzyszyć poważne konsekwencje, takie jak kara w postaci mandatu ze strony PIP czy też rozwiązanie umowy o pracę z winy pracodawcy przez pracownika. 

Jeśli podczas lektury tego tekstu nasunęły Ci się jakieś pytania – skontaktuj się z Perfekto – krakowskim Biurem Rachunkowym na Ruczaju. Z chęcią udzielimy kompleksowej odpowiedzi!

Źródło:

Art. 22 ust. 2 pkt. 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).