Zwolnienia lekarskie – nowe obowiązki pracodawcy już od 2018 roku

Od 1 lipca 2018 roku wejdzie w życie obowiązek wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej, tzw. e-ZLA. Nasze biuro rachunkowe Perfekto przybliża szczegóły związane z tą zmianą, co pozwoli przygotować się do obcowania z e-ZLA zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Zapraszamy do lektury! 

Zwolnienie lekarskie dzisiaj – Perfekto podsumowuje

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik ma 7 dni na dostarczenie pracodawcy (lub ZUS-owi – w przypadku osób prowadzących własną działalność gospodarczą) zwolnienia lekarskiego. Jeśli tego nie zrobi, to zasiłek chorobowy zostanie obniżony o 25% za okres od ósmego dnia choroby aż do dnia, w którym dokument trafił finalnie do kadr. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik nie dostarczył zwolnienia w tym terminie z przyczyn od siebie niezależnych.  

Reguluje tę kwestię par. 12 ust. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U. poz. 2013). Nasze biuro księgowe Perfekto przypomina, że lekarz – na wniosek osoby ubezpieczonej – ma obowiązek wystawienia i przekazania zaświadczenia lekarskiego. Należy pamiętać, że w takim dokumencie nie powinna znaleźć się informacja na temat numeru statystycznego choroby.

Ze zwolnień elektronicznych (e-ZLA) korzystać można co prawda już od początku bieżącego roku, jednak nie jest to obowiązek. Jak się okazuje, nie jest to także powszechna praktyka, szacuje się bowiem, że e-zwolnienia to zaledwie 3% wystawianych dokumentów tego typu. 97% zwolnień lekarskich wystawia się wciąż na papierowych drukach ZUS ZLA.

Plusy elektronicznych zwolnień lekarskich dla pracownika-pacjenta

Obowiązek wystawiania zwolnień lekarskich w elektronicznym wydaniu ma za zadanie ułatwić pracownikowi dostarczenie tego dokumentu do pracodawcy. Zwolnienie lekarskie w formie elektronicznej od razu pojawi się w systemie PUE ZUS, co oznacza, że natychmiast trafi do ZUS-u, będzie również widoczne dla pracodawcy.

Takie rozwiązanie z pewnością ma swoje plusy. Pracownik nie musi już podczas choroby swojej lub dziecka (gdy w grę wchodzi świadczenie opiekuńcze) dostarczać zwolnienia swojemu pracodawcy – dokument trafia od razu do zainteresowanych. Nowy obowiązek z pewnością doceni również każdy, kto w przeszłości zgubił zwolnienie i kto wie doskonale, jakie generowało to komplikacje. Kopię zwolnienia musiał uzyskać od lekarza przecież właśnie pracownik, który zagubił dokument.

Obowiązek wystawiania zwolnienia lekarskiego w formie elektronicznej rozwiąże także ewentualne problemy związane z zagubieniem dokumentu w kadrach albo jego błędnym uzupełnieniem przez lekarza – co obecnie skutkować może między innymi kłopotami z rozliczeniem okresu choroby. Dodajmy, że nawet jeśli zwolnienie zaginęło w kadrach, czyli nie z winy pracownika, to jego kopię dostarczyć musiał nie kto inny jak właśnie pracownik – między innymi dlatego, że lekarz nie może wydać dokumentu komukolwiek innemu.

Pacjent, któremu lekarz wystawi e-ZLA, nie będzie również związany 7-dniowym terminem dotyczącym dostarczenia zwolnienia pracodawcy – termin ten obecnie obowiązuje wszystkich pracowników. Co za tym idzie, pracownik nie musi obawiać się obniżenia zasiłku w efekcie przekroczenia tego terminu. Biuro Rachunkowe Kraków Perfekto uczula jednak, że wniosek wciąż przesłać muszą ZUS-owi osoby prowadzące własną działalność lub takie, które występują o zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia, a także pracownicy, którym nie pracodawca, a ZUS, wypłaca świadczenie chorobowe czy opiekuńcze. Osoba ubezpieczona będzie mogła to zrobić w łatwy sposób, korzystając z profilu na PUE ZUS.

Korzyści dla pracodawcy wynikające ze zmian dotyczących e-ZLA

Oczywistym atutem wchodzącego w życie z dniem 1 lipca 2018 roku obowiązku jest to, że pracodawca posiadający profil na PUE ZUS automatycznie otrzyma informację o tym, że jego pracownikowi wystawiono zwolnienie lekarskie – dostanie także od razu samo zwolnienie. Ale to nie wszystko.

Wprowadzenie obowiązku dostarczania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej pozwoli pracodawcy zwiększyć kontrolę nad krótkookresowymi zwolnieniami – zwłaszcza wtedy, gdy istniałoby prawdopodobieństwo, że pracownik nadużywa zwolnień lekarskich.  To właśnie poprzez platformę PUE ZUS pracodawca w takiej sytuacji będzie mógł wystąpić z wnioskiem o kontrolę wystawionego zwolnienia do ZUS.

Nasze biuro przypomina przypomina przy okazji, że pracę działów kadr w firmach zatrudniających mniej niż 20 pracowników, niebędących płatnikami zasiłków, ułatwi także możliwość przesyłania druków ZUS Z-3 za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Platforma ta umożliwi również pracodawcy wgląd w historię zwolnień lekarskich danego pracownika – będzie to równocześnie dodatkowe potwierdzenie, że wystawione zwolnienia lekarskie zostały uwzględnione w systemie płacowym.

Ułatwienia także dla lekarzy

Elektroniczne zwolnienia lekarskie mają także za zadanie zoptymalizować pracę samych lekarzy. Aby móc wystawiać zwolnienia lekarskie, będą musieli założyć swój profil na PUE ZUS albo pobrać aplikację gabinetową zintegrowaną z PUE ZUS.

Wystawienie e-ZLA trwa krócej niż uzupełnienie papierowego druku, a system dodatkowo minimalizuje ryzyko pomyłki. Dużym ułatwieniem dla lekarza będzie to, że dane indentyfikacyjne chorego uzupełniane są automatycznie, część z nich może wybrać z listy, ponadto system podpowiada kod literowy i numer statystyczne choroby, weryfikuje daty – dzięki temu nie ma mowy o błędzie. Po wpisaniu numeru PESEL lekarz będzie mógł szybko i sprawnie przygotować dokument.

Takie rozwiązanie ma też inne atuty, które docenią lekarze – nie będą bowiem musieli dostarczać zwolnień w wersji papierowej do ZUS-u, archiwizować kopii ani rozliczać się z bloczków ZUS ZLA. Nasze biuro rachunkowe Perfekto z Krakowa przypomina jednak, że e-ZLA muszą być podpisane przez lekarza kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Przedsiębiorca a nowe obowiązki związane z e-ZLA

Nowelizacja ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wejdzie w życie 1 lipca 2018 roku. Jednym z najważniejszych punktów tej nowelizacji jest właśnie omawiane przez nas wprowadzenie e-zwolnień lekarskich. Zmianę tę określa się mianem rewolucyjnej – Biuro Rachunkowe Perfekto przypomina już dzisiaj, że przedsiębiorcy powinni się do niej odpowiednio przygotować.

Po pierwsze, przedsiębiorca powinien założyć konto na portalu PUE ZUS – to właśnie za jego pośrednictwem będą dostarczane pracodawcy zwolnienia pracownika. Tą drogą zwolnienie dotrze również do ZUS-u. Ważne jest, aby pamiętać, że profil na tej platformie może założyć tylko osoba fizyczna. Pracodawca powinien zatem wyznaczyć konkretnego pracownika do tego zadania, upoważniając go równocześnie do pobierania danych z platformy PUE ZUS.

Po drugie, przedsiębiorca musi przygotować program kadrowo-płacowy do pobierania oraz archiwizowania e-ZLA. Dowodem wypłaty świadczenia chorobowego będzie bowiem dokument w wydaniu elektronicznym, wyeksportowany wcześniej z platformy PUE ZUS.

Co z papierowymi drukami ZUS ZLA po 1 lipca 2018? Biuro rachunkowe Perfekto tłumaczy

W sytuacji, gdy pracodawca nie założy profilu na platformie PUE ZUS albo gdy z uwagi na brak połączenia z Internetem lekarz nie będzie miał możliwości wystawienia e-zwolnienia, dopuszczany jest wydruk formularza e-ZLA z systemu i uzupełnienie go w formie papierowej – nabierze on jednak mocy prawnej wyłącznie z podpisem i pieczątką lekarza.

Pracodawca, który nie będzie miał dostępu do portalu PUE ZUS, objęty będzie obowiązkiem poinformowania pracownika w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu (w formie pisemnej) o konieczności dostarczania wydruku zaświadczenia lekarskiego, podpisanego i obitego pieczątką przez wystawiającego lekarza. Gdy pracodawca założy swój profil na platformie PUE ZUS, ma obowiązek poinformowania pracownika w ciągu 7 dni – także w formie pisemnej.

Masz jakiekolwiek pytania związane z planowaną zmianą? Nasze biuro rachunkowe zaprasza do kontaktu!