Aktualności

Saturday, 09 December 2017

Jak odróżnić wydatki osobiste od wydatków firmowych?

Jak odróżnić wydatki osobiste od wydatków firmowych?

Przedsiębiorca, który prowadzi własny biznes, ponosi różnego rodzaju wydatki. Ci, którzy rozliczają się w ramach PKPiR, często zastanawiają się, czy dany wydatek mogą uwzględnić w kosztach. Część z poniesionych wydatków oczywiście można zakwalifikować jako koszt podatkowy; część jednak się do nich nie kwalifikuje. Rozstrzygający jest tutaj charakter poniesionego kosztu oraz jego cel. Biuro Księgowe Perfekto z Krakowa wyjaśnia, jak odróżnić koszty firmowe od wydatków osobistych – nie zawsze jest to bowiem prosta decyzja

Kluczowe pojęcie – koszt uzyskania przychodów

Zgodnie z przepisami, koszt uzyskania przychodów to wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością, które są gospodarczo uzasadnione i których głównym celem – bezpośrednim albo pośrednim – jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie czy też zabezpieczenie jego źródła. O koszt uzyskania przychodów zmniejsza się przychód – w ten sposób uzyskujemy dochód. To właśnie dochód – po dokonaniu odliczeń dopuszczanych prawem, takich jak np. straty z lat poprzednich – stanowi podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. 

Nasze Biuro Księgowe Perfekto przypomina, że nie wszystkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodu czy utrzymania jego źródła, można kwalifikować jako koszty uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym zawiera spis wydatków, które nie są uznawane za koszty firmowe – jest to zamknięta lista wydatków.

Typowe koszty firmowe i wydatki osobiste

W związku z powyższym, typowe, przykładowe koszty podatkowe prowadzonej działalności gospodarczej to między innymi:  

  • zakup towarów handlowych,
  • wypłata wynagrodzeń dla pracowników,
  • zakup paliwa do pojazdu firmowego,
  • zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy
  • i tym podobne.

Aby wydatek mógł stanowić koszt w znaczeniu podatkowym, musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli tego związku nie ma, to – co do zasady – poniesiony wydatek nie może stanowić kosztu. Większość wydatków osobistych, które mają pośredni związek z działalnością, również nie będzie mogła być zakwalifikowana jako koszt podatkowy. Najbardziej charakterystyczne wydatki osobiste, których nie można uwzględnić w rozliczeniu podatkowym to:

  • okulary korekcyjne i soczewki,
  • karnet na basen czy siłownię,
  • wizyta u lekarza,
  • ubezpieczenie na życie.

Przyjrzyjmy się temu jednak dokładniej.

Koszty firmowe vs. wydatki osobiste – dylemat podatnika

Często zdarza się, że koszty wprowadzone do PKPiR przez podatnika są kwestionowane przez urzędników. Wynika to z faktu, że przedsiębiorcy na swój sposób interpretują wydatki związane z ich działalnością gospodarczą. Nasze Biuro Księgowe Perfekto z Krakowa rozważa to na kilku przykładach:

  • Okulary korekcyjne i soczewki

W przypadku zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek dla osoby, która prowadzi działalność, okulary są potrzebne zarówno do pracy, jak i poza nią. Przedsiębiorca z jednej strony używa ich, pracując przy komputerze, a z drugiej – w sytuacjach prywatnych, np. czytając książkę. Podniesienie komfortu pracy podatnika nie jest argumentem dla urzędników. Inaczej rzecz ma się w przypadku zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników – pracodawca jest bowiem odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników. Soczewki zaliczyć można do kosztów firmowych tylko wtedy, gdy są medyczne wskazania do ich użycia.  

  • Opieka medyczna

Przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą nie ma również podstaw do zakwalifikowania kosztów związanych z opieką medyczną – takich jak wizyta lekarska, badania, rehabilitacja itp. – do kosztów firmowych. Są to wydatki o charakterze osobistym. W koszty firmowe „wrzucić” można tylko te pakiety medyczne, które pracodawca oferuje swoim pracownikom. Pakiety tego typu podnoszą atrakcyjność pracodawcy oraz satysfakcję pracowników z pracy, co pośrednio przekłada się na ich wydajność, a docelowo – na kondycję firmy, a zatem i na przychód. Należy pamiętać, że jako kosztu zakwalifikować nie można pakietu medycznego, z którego korzysta pracodawca.

  • Karnet na siłownię czy basen

Wydatki związane z zakupem karnetu na siłownię lub basen stanowią zazwyczaj wydatek prywatny, a nie firmowy. Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność związaną ze sportem – jest np. instruktorem fitnessu – lub gdy utrzymanie dobrej kondycji fizycznej warunkuje możliwość wykonywania danej działalności. Wówczas zakup karnetu na siłownię można  śmiało zakwalifikować jako koszt firmowy.

  • Studia, szkolenia, kursy językowe, kurs na prawo jazdy

Podnoszenie kwalifikacji  przekłada się na rozwój firmy. Przedsiębiorcy często podejmują studia, biorą udział w kursach i szkoleniach, aby być coraz bardziej konkurencyjnymi. Jeśli kierunek studiów lub tematyka kursów i szkoleń wiąże się z profilem działalności i ma na celu osiągnięcie przychodów, to wydatki poniesione z tego tytułu można zakwalifikować jako koszty firmowe. Warto zaznaczyć, że jeśli nowy kierunek studiów przedsiębiorca podejmuje z nadzieją na rozszerzenie prowadzonej działalności, to organ podatkowy może zakwestionować firmowy charakter poniesionych z tego tytułu kosztów.

Jeśli chodzi o kursy językowe, to ich finansowanie można uwzględnić w kosztach firmowych wtedy, gdy przedsiębiorca jest w stanie uzasadnić taki wydatek i przełożyć go na fakt uzyskania przychodu (np. podpisanie umowy z Klientem z zagranicy). W przypadku kursu na prawo jazdy należy pamiętać, że kurs na prawo jazdy kategorii B jest zawsze wydatkiem prywatnym. Oczywiście auto często służy przedsiębiorcy w pracy, ale korzysta on z niego również na co dzień. Bez względu na to, w jakim zakresie wykorzystywany jest samochód w firmie, organy podatkowe stoją na stanowisku, że koszt kursu na prawo jazdy kategorii B ma charakter stricte prywatny. Inaczej rzecz ma się w przypadku kursów na kategorie specjalistyczne – o ile zakres prowadzonej działalności wymaga takich uprawnień.

  • Polisa ubezpieczeniowa

Innym przykładem kosztu, który inaczej interpretują podatnicy, a inaczej urzędnicy, jest ubezpieczenie na życie. Zabezpieczenie tego typu jest oczywiście potrzebne w przypadku niektórych profesji, jednak obejmuje ono także zdarzenia z życia prywatnego – i z tego powodu ubezpieczenie na życie nie może być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodów.

  • Wyposażenie firmy

Każda firma zazwyczaj posiada biuro – miejsce, w którym przyjmowani są klienci. Przedsiębiorcy mogą ująć w kosztach firmowych wydatki związane m.in. z dekoracją biura. Ważne jest jednak, aby mieć świadomość, iż zbyt drogie dekoracje, odbiegające od szeroko rozumianych norm (np. kosztowne dzieła sztuki, antyki itp.), mogą zostać zaliczone na poczet reprezentacji. Zwłaszcza wtedy, gdy firma prowadzona jest w lokalu mieszkalnym, każdy wydatek związany z dekoracją urzędnicy mogą zakwestionować, uznając, że zakupione przedmioty służą de facto udekorowaniu domu czy mieszkania, a nie interesom firmy.

  • Firma prowadzona w domu i wydatki ponoszone z tego tytułu

Jak stanowią interpretacje podatkowe, wydatki związane z eksploatacją mieszkania czy domu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, takie jak czynsz, opłaty za media, można zaliczyć na poczet kosztów firmowych tylko wtedy, gdy na cele firmowe przeznaczona jest wydzielone pomieszczenie.

W związku z tym, gdy przedsiębiorca mieszka w kawalerce i tam też prowadzi działalność, nie powinien ujmować wydatków z tym związanych w kosztach uzyskania przychodów. Przepisy określają również, jaki rodzaj umeblowania może mieścić się w takim pomieszczeniu przeznaczonym na działalność firmową – meble nie powinny budzić wątpliwości urzędników

Indywidualna interpretacja podatkowa – sposób na dylemat podatnika

Nasze Biuro Księgowe Perfekto przypomina, że początku 2017 roku weszła w życie zmiana, za którą stoi termin „utrwalona praktyka interpretacyjna”. Termin ten oznacza dominujące stanowisko w interpretacjach podatkowych wydawanych indywidualnie. Aby ustalić, jaka jest utrwalona praktyka interpretacyjna w danym przypadku, należy poddać analizie interpretacje indywidualne dotyczące tej samej sprawy.

Ważne, aby były to interpretacje wydane w trakcie danego okresu rozliczeniowego, nie dalej niż w ciągu ostatnich 12 miesięcy przed jego rozpoczęciem. W przypadku kontroli możemy powołać się na „utrwaloną praktykę interpretacyjną” – wówczas urzędnicy nie powinni podważyć danego kosztu. Podatnik ma również prawo do złożenia wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, która z pewnością rozwieje wątpliwości.

Biuro księgowe – wsparcie dla podatnika

Temat kosztów w firmie, choć wydaje się prosty, często przysparza wielu dylematów podatnikom. Firmy, które są kompleksowo obsługiwane przez biuro rachunkowe, takie jak nasze Biuro Księgowe Perfekto z Krakowa, mogą liczyć wówczas na wsparcie w tej kwestii. Doświadczona księgowa z pewnością doradzi, jakie wydatki można zaliczyć na poczet kosztów firmowych, a jakie się do nich nie zaliczają. Masz pytania w tym zakresie? Zapraszamy do kontaktu z nami! 

 

Oceń artykuł:

 

Najczęściej czytane

VAT a sprzedaż samochodu osobowego w 2015 roku

Kwestie związane ze sprzedażą firmowego samochodu osobowego i podatkiem VAT budzą wątpliwości wielu przedsiębiorców. Jakie warunki musi spełnić podatnik, by uzyskać zwolnienie z podatku VAT od sprzedaży samochodu osobowego? Czy przy zwolnieniu od podatku VAT należy dokonać jego korekty?

Wednesday, 13 May 2015

Polityka rachunkowości – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć. Także wtedy, gdy Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe

Polityka rachunkowości to księgowy kodeks każdego przedsiębiorstwa. Czy w Twojej firmie funkcjonuje taki dokument? Jeśli nie, łamiesz prawo. Dowiedz się, czym jest polityka rachunkowości, kto powinien ją sporządzić i co powinna zawierać.

Saturday, 18 July 2015

Ulga remontowa w 2015 roku

Wraz z nastaniem 2015 roku zaszła istotna zmiana w odniesieniu do ulg podatkowych. Od tego roku już nie będzie można odliczyć podatku VAT od zakupu materiałów remontowych. Wykończenie mieszkań i domów, które zostały nabyte w stanie deweloperskim, nie stanowi podstawy do zwrotu części podatku VAT.

Sunday, 26 April 2015

Opodatkowanie darowizny i spadku – zwolnienia i limity 2014/2015

Wiadome jest, że nabycie spadku lub otrzymanie darowizny związane jest z obowiązkiem podatkowym. Sprawdź czy przysługuje Ci zwolnienie od podatku.

Saturday, 28 February 2015

Cennik Biur Rachunkowych

Przeglądając ofertę biura rachunkowego bardzo często sięgamy również do cennika, aby zobaczyć ile kosztuje dana usługa. Niestety bardzo często na stronie internetowej danego biura nie możemy znaleźć szczegółowej informacji. Nasi specjaliści objaśniają dlaczego tak jest.

Tuesday, 24 February 2015