Rachunkowość a przepisy o ochronie danych osobowych – zgodność ewidencji księgowej z RODO

W dobie cyfryzacji i coraz większej wagi przykładanej do ochrony danych osobowych...

Każda firma – niezależnie od wielkości – musi zapewnić zgodność swoich działań z przepisami RODO. Dotyczy to również rachunkowości, która na co dzień przetwarza szeroki zakres danych osobowych. W Biurze Rachunkowym Perfekto wiemy, jak ważne jest, aby dokumentacja księgowa była nie tylko zgodna z przepisami finansowymi, ale również z regulacjami dotyczącymi prywatności.

Jakie dane osobowe przetwarzamy w księgowości?

Rachunkowość nie istnieje bez danych osobowych. Dokumenty płacowe, listy obecności, faktury wystawione na osoby fizyczne, umowy cywilnoprawne czy dane kontrahentów jednoosobowych działalności gospodarczych – wszystkie te informacje podlegają ochronie na mocy RODO. Księgowi muszą więc zachować szczególną ostrożność zarówno w zakresie przetwarzania, jak i przechowywania tych danych.

Podstawy prawne przetwarzania danych

Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest fakt, że większość działań księgowych ma solidne podstawy prawne. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przetwarzanie danych jest dozwolone, gdy wynika z obowiązku prawnego – a takim jest prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości czy prawa podatkowego. Oznacza to, że nie musimy uzyskiwać osobnych zgód na przetwarzanie danych zawartych w dokumentach księgowych.

Obowiązki administratora danych

Nawet jeśli dane są przetwarzane na podstawie przepisów, przedsiębiorca (administrator danych) ma obowiązek zapewnienia ich bezpieczeństwa. Oznacza to konieczność stosowania odpowiednich zabezpieczeń technicznych (np. hasła, szyfrowanie, backupy) i organizacyjnych (np. ograniczony dostęp do dokumentów, przeszkolenie personelu). Współpracując z Biurem Perfekto, nasi klienci mogą mieć pewność, że ich dane – i dane ich pracowników – są w bezpiecznych rękach.

Okres przechowywania danych i kolizje z prawem do usunięcia

RODO daje osobom fizycznym prawo do żądania usunięcia ich danych – tzw. „prawo do bycia zapomnianym”. Jednak w przypadku księgowości mamy do czynienia z kolizją przepisów. Ustawa o rachunkowości wymaga przechowywania dokumentów przez określony czas (najczęściej 5 lub 10 lat), co oznacza, że nie można ich usunąć wcześniej – nawet na wniosek osoby, której dane dotyczą. To ważny aspekt, który trzeba komunikować pracownikom i kontrahentom.

Podsumowanie

Zgodność rachunkowości z RODO to dziś nie tylko obowiązek, ale także element budowania zaufania do firmy. W Biurze Rachunkowym Perfekto dbamy o to, by nasi klienci nie musieli martwić się o formalności. Dzięki odpowiednim procedurom i wiedzy zapewniamy nie tylko prawidłowe rozliczenia, ale też pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.