Aktualności
Czy fakturowanie mobilne jest bezpieczne?
Dostępne w Internecie serwisy,programy i aplikacjedo fakturowania mobilnego są tworzone przede wszystkim z myślą o obsłudze małych i średnich przedsiębiorstw, a także dla osób pracującychna własny rachunek, w wolnych zawodach lub jako freelancerzy. Łatwe w obsłudze, intuicyjne – pozwalają w krótką chwilę wystawić fakturę nawet laikowi.
E-faktura – dlaczego warto?
Łatwy dostęp – zawsze i wszędzie.
Istotną zaletą fakturowania online jest z pewnością mobilność tego rozwiązania – fakturę można wystawić w dowolnym miejscu i czasie. Nie ma potrzeby odwiedzania biura, ponieważ nowoczesne aplikacje działają w każdym systemie operacyjnym wyposażonym w przeglądarkę internetową; również w telefonach komórkowych oraz na tabletach. To oznacza, że fakturę wystawić można… nawet podczas urlopu.
Wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
Zaletą tego sposobu fakturowania jest również to, że całą dokumentację firmy możemy przenieść do jednego miejsca w sieci i przechowywać ją wirtualnie, np. w chmurze. Wystawione dokumenty możemy archiwizować, możemy również z łatwością nimi zarządzać, przypisując im określone kategorie.
Różne rodzaje dokumentów sprzedaży.
Korzystając z mobilnego fakturowania, możemy wystawiać wszelkie dokumenty sprzedaży: faktury VAT, rachunki, faktury zaliczki, paragony itp., a w razie potrzeby – także korekty. Małemu przedsiębiorstwu czy wolnemu strzelcowi z pewnością to wystarczy. Wystawiane online dokumenty są także automatycznie numerowane, według skonfigurowanego wcześniej wzorca.
Szybkie dostarczenie faktury, unikatowy szablon dokumentu.
Wystawione już dokumenty możemy wysłać bezpośrednio do Klienta – bez wychodzenia z domu, w formie elektronicznego dokumentu zapisanego zazwyczaj w pliku .pdf. Większość aplikacji pozwala również na dostosowanie faktury do potrzeb przedsiębiorcy – dokumentowi można nadać między innymi unikatowy wygląd, wstawiając w szablon logo firmy bądź stopkę.
Dodatkowe funkcjonalności i udogodnienia.
Szeroki wybór takich programów sprawia, że ich twórcy prześcigają się w dodawaniu nowych funkcjonalności, które w wielu przypadkach zdecydowanie ułatwiają proces wystawiania faktury.Program do fakturowania online może być zintegrowany z magazynem sklepu internetowego czy z Allegro. Przedsiębiorca korzystający z takiego programu ma także możliwość dostępu do bazy kontrahentów (CRM), bazy środków trwałych czy kosztów prowadzenia działalności. Wszystko zależy od danego programu lub aplikacji oraz wykupionego abonamentu, który określa zakres możliwości.
Faktura online – czy to bezpieczne?
Pierwszą ważną kwestią, która zapewnia pełne bezpieczeństwo podczas korzystania z programów do wystawiania faktur online, a także gwarantuje poufność danych, jest szyfrowany protokół SSL wykorzystywany podczas przesyłu danych.
Kolejną rzeczą, o której warto pamiętać, jest fakt, że dostęp do programu ma użytkownik znający login i hasło. Szczególną uwagę warto zwrócić na hasło – powinno być odpowiednio skonstruowane oraz, ze względów bezpieczeństwa, regularnie zmieniane.
Dokument faktury może być również zabezpieczony poprzez sumę kontrolną – specjalny kod, który jest generowany na podstawie danych z dokumentu. W celu zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów, warto upewnić się, czy serwis, z którego korzystamy, oferuje taką możliwość.
Warto też sprawdzić, czy serwer, na których działa wybrany przez przedsiębiorcę serwis, jest monitorowany 24 godziny na dobę. Niezwykle ważne są także kopie bezpieczeństwa wykonywane przez większość dostępnych serwisów.
Wszystkie te zabezpieczenia gwarantują użytkownikowi bezpieczeństwo dokumentów i zwartych w nich danych.
Faktura w chmurze?
Mimo szeregu zalet fakturowania mobilnego oraz zabezpieczeń, jakie oferują dostawcy programów i aplikacji do wystawiania e-faktur, wielu przedsiębiorców wciąż obawia się, że dane wykorzystane podczas wystawiania faktury zostaną utracone lub wykorzystane wbrew ich przeznaczeniu.
Dobrym rozwiązaniem, dostępnym w ramach aplikacji do fakturowania online, jest zapisywanie ich w chmurze.W przypadku utraty czy uszkodzenia komputera lub dysku przenośnego przedsiębiorca nie musi obawiać się o stracone informacji, ponieważ dostęp do nich jest nadal możliwy. Warto pamiętać, że serwery w chmurach gwarantują systematyczne tworzenie kopii zapasowych wystawianych faktur.
Masz pytania?
Jeśli masz pytania związane z wystawianiem faktur online, napisz do nas – chętnie odpowiemy. Biuro Księgowe Perfekto jak zawsze do dystpozycji!
A może już korzystasz z któregoś z dostępnych programów do fakturowania online? Jeśli tak, podziel się z nami swoimi doświadczeniami – zapraszamy do dyskusji!