Polityka rachunkowości – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć. Także wtedy, gdy Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każda organizacja pozarządowa powinna opracować swoją własną politykę rachunkowości – mówiąc krótko: zasady finansowe, według których prowadzone będą księgi rachunkowe. Polityka rachunkowości powinna określać konkretne reguły oraz praktyki związane z prowadzeniem rachunkowości przyjęte w danej organizacji.To także zbiór zasad współpracy pomiędzy Twoją firmą a biurem rachunkowym.

Polityka rachunkowości – czy w mojej firmie musi obowiązywać?

Ustawa o rachunkowości obliguje każdą jednostkę do stworzenia zasad rachunkowości – bez względu na to, czy księgowość w firmie prowadzi dedykowany temu dział księgowy czy zajmuje się tym biuro rachunkowe. Odnosząc się do zapisów ustawy, należy z całą stanowczością stwierdzić, że politykę rachunkowości powinna posiadać każda działalność gospodarcza, tak więc i ta prowadzona przez Ciebie. Brak takiego dokumentu jest działaniem wbrew zapisom ustawy.

Po co mi taki „papierek”?

Choć utworzenie polityki rachunkowości może się wydawać bezcelową „papierologią”, to warto pamiętać, że w myśl przepisów taki dokument pozwala na indywidualne dostosowanie niektórych przepisów do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. W konsekwencji przekłada się to na precyzyjność sprawozdań finansowych, które – sporządzone zgodnie z zasadami polityki rachunkowości – powinny jak najdokładniej odzwierciedlać gospodarczą rzeczywistość.

Aby księgowość firmie dobrze funkcjonowała, należy zadbać o to, żeby opracowane reguły uwzględniały nie tylko wymagania ustawy i rozporządzenia, ale także odnosiły się do specyfiki danej organizacji. Summa summarum – polityka rachunkowości wprowadza porządek i systematyzuje pracę osób odpowiedzialnych za księgowość w Twojej firmie.

Kto odpowiada za sporządzenie polityki rachunkowości?

Zarówno obowiązek stworzenia polityki rachunkowości, jak i obowiązek późniejszych aktualizacji takiego dokumentu spoczywa na kierowniku jednostki (którym może być osoba prowadząca działalność, zarząd, komplementariusze prowadzący sprawy spółki lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki – w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności). Jasno określa to art. 10, ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Nawet jeśli prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało scedowane na biuro rachunkowe, kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność za stworzenie omawianego dokumentu. Kierownik jednostki nie ma również możliwości, aby zrzec się odpowiedzialności związanej z nadzorem, także w sytuacji, gdy obowiązki księgowe zostały przekazane biurowi rachunkowemu. Jedyne, co może zrobić kierownik jednostki, to uczynić biuro rachunkowe współodpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości, poprzez zawarcie odpowiedniej umowy dotyczącej usług księgowych.

…a kto ją sporządza?

Mimo że odpowiedzialność za politykę rachunkowości ponosi kierownik jednostki, to w praktyce przygotowanie takiego dokumentu leży po stronie księgowego lub biura rachunkowego, podobnie jak przygotowanie instrukcji wewnętrznych czy procedur. Kierownik organizacji powinien jednak mimo to potwierdzić przyjęcie zaproponowanych przez księgowego lub biuro rachunkowe zasad – podpisem, zapisem w umowie lub uchwałą. Najlepiej jednak, aby przyjęta polityka rachunkowości była wynikiem współpracy pomiędzy kierownikiem organizacji a księgowym czy biurem rachunkowym.

Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

Polityka rachunkowości zawiera zazwyczaj następujące informacje:

• plan kont firmowych
• sposób obiegu, przechowywania oraz archiwizacji dokumentów finansowych
• sposób księgowania kosztów z poprzedniego roku podatkowego, realizowanych w roku następnym
• sposób amortyzowania środków trwałych

W polityce rachunkowości powinny znaleźć się także informacje regulujące poniższe kwestie:

• jaki jest rok obrotowy w danej organizacji i jakie są jego okresy sprawozdawcze
• podział kosztów związanych z działalnością programową i administracyjną
• dokumentowanie operacji za pomocą dowodów księgowych
• sposób inwentaryzacji
• archiwizacja dokumentów oraz okres ich przechowywania
• udostępnianie / przekazywanie danych oraz dokumentów osobom trzecim
• zasady amortyzacji
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych
• sposób prowadzenia ewidencji zapasów
• ustalenia wyniku finansowego
• zasady wyceny aktywów i pasywów
• system przetwarzania danych system zabezpieczania dokumentów

Polityka rachunkowości powinna także wskazywać osobę odpowiedzialną za przestrzeganie zasad określonych w polityce rachunkowości oraz w odpowiednich przepisach. Warto też pamiętać o tym, aby każdą zmianę zasad uwzględnić w aneksie.

Jeśli masz pytania dotyczące sporządzania lub funkcjonowania polityki rachunkowości – jesteśmy do Twojej dyspozycji. Także wtedy, gdy w Twojej firmie brakuje takiego dokumentu i poszukujesz biura rachunkowego, które najpierw sporządzi zasady rachunkowości, a potem konsekwentnie będzie ich przestrzegać:).