Biuro Rachunkowe a Klient – jak się komunikować, aby się rozumieć?

Sprawny przepływ informacji pomiędzy Klientem a biurem rachunkowym warunkuje dobre relacje i satysfakcjonującą współpracę. Dlatego też komunikaty przekazywane w ramach kooperacji biura rachunkowego i Klienta powinny być jasne i czytelne. Aby uniknąć zakłóceń w komunikacji, zarówno księgowy, jak i Klient powinni dołożyć wszelkich starań, aby informacje, jakie sobie przekazują, były zrozumiałe dla drugiej strony. Równie ważne jest to, aby wszelkie istotne informacje docierały do odbiorców na czas, tzn. w wyznaczonych terminach.

Komunikacja na linii biuro rachunkowe – Klient 

Zakres komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a Klientem jest bardzo szeroki. Księgowi komunikują się ze swoimi Klientami między innymi w sprawie wyników finansowych firmy;  bilansów, rachunków zysków i strat; kwot podatków i składek ZUS do zapłaty czy listy płac pracowników. Klienci z kolei kontaktują się z biurem księgowym, gdy chodzi o dokumenty księgowe do rozliczenia; dokumenty kadrowe pracowników lub pojawiające się w związku z prowadzoną działalnością pytania czy wątpliwości. 

„Po drodze” nietrudno o niedomówienia lub niejasności. Warto zatem już na początku ustalić sobiezasady współpracy, między innymi poprzez wdrożenie odpowiednich procedur – w efekcie odpowiednio prowadzona komunikacja zoptymalizuje pracę biura rachunkowego, a Klientowi zapewni komfort i poczucie bezpieczeństwa.

Podstawowa zasada – różne języki, ale ten sam cel

Faktem jest, że przedstawiciele wielu profesji posługują się swoim własnym „branżowym” językiem. Podobnie jest w przypadku księgowych. Komunikację z Klientem dodatkowo utrudniać może fakt, że terminologia związana z prowadzeniem księgowości sama w sobie bywa zawiła i niezrozumiała dla przeciętnego Kowalskiego. Co więcej, za obco brzmiącymi słowami, których znaczenie niby każdy zna i rozumie (jak CIT czy ryczałt), czai się niejednokrotnie niewiele mówiące znaczenie.

Dlatego też dobry księgowy powinien umieć wczuć się w sytuację swojego Klienta, który ma prawo nie rozumieć, czego tak naprawdę dotyczy rozmowa. Księgowy, w swojej codziennej komunikacji
z Klientem, powinien ograniczyć do minimum słownictwo branżowe, a także upewnić się, że Klient rozumie kierowany do niego komunikat. Pytając, czy wszystko jest jasne, w prosty sposób uniknąć można kłopotliwych nieporozumień, a także sprawić, że Klient czuje się komfortowo. 
Równie ważne jest, aby Klient – nie rozumiejąc omawianego zagadnienia, nie obawiał się pytać – biuro rachunkowe jest przecież do jego dyspozycji. 

Drodzy czytelnicy, jeśli macie pytania lub sugestie dotyczące komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a jego Klientem – dajcie nam znać.