Ewidencja przebiegu pojazdu a VAT

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest przez cały czas wykorzystywania przez podatnika pojazdu samochodowego. Mowa tu rzecz jasna o użytkowaniu wyłącznie na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ustawodawca zadbał przy tym o bardzo dokładne poinformowanie właścicieli przedsiębiorstw o tym, jak tego typu ewidencja powinna przebiegać.

Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu samochodowego?

Osoba będąca podatnikiem VAT jest uprawniona do odliczenia pełnej kwoty VAT z faktur, w których udokumentowane zostały wydatki powiązane z użytkowaniem pojazdu samochodowego w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Jednakże tego typu samochód musi być wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, co należy potwierdzić prowadzoną ewidencją przebiegu, która wykluczy używanie go do celów z działalnością niezwiązanych. Należy przy tym złożyć VAT-26 – jest to obligatoryjne. Ewidencja tego rodzaju prowadzona jest od dnia rozpoczęcia używania samochodu wyłącznie do celów powiązanych z działalnością gospodarczą, aż do dnia zakończenia wykorzystywania pojazdu tylko do tego celu. 

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu samochodowego?

 W ewidencji tej koniecznie należy uwzględnić takie niezbędne dane, jak numer rejestracyjny samochodu, dzień rozpoczęcia oraz zakończenia prowadzenia ewidencji, a także stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia kilometrówki. Uwzględnia się to też przy zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego i – co oczywiste – ostatniego dnia zapisów. W kilometrówce znaleźć się muszą też wpisy osoby prowadzącej samochód, które dotyczą każdego wykorzystania pojazdu. Wpis tego typu obejmuje takie dane, jak: numer wpisu, imię i nazwisko kierowcy, datę, cel i opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów. Jeśli nie jest to wpis samego podatnika, konieczne jest także potwierdzenie autentyczności dokonanych wpisów. Pod koniec każdego okresu rozliczeniowego (oraz w dniu zakończenia) zamieszcza się w ewidencji liczbę przejechanych kilometrów. 

Błędy w ewidencji i ich konsekwencje

Podczas prowadzenia kilometrówki mogą wystąpić rozmaite błędy, których należy się wystrzegać. Mogą to być takie potknięcia, jak na przykład: sprzeczne zapisy, niezgodność stanu licznika ze zapisami, błędnie wpisana liczba przejechanych kilometrów czy nieprawidłowo opisana trasa. Szczególnie narażone są na to duże firmy. Jeśli błędy zostaną wykryte przykładowo podczas kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, firma może stracić prawo do odliczenia całego podatku VAT od początku jej prowadzenia. Szybkie samodzielne wykrycie błędów i poprawienie ich może uchronić przedsiębiorcę przed utratą możliwości odliczenia 100% VAT. Stąd też zaleca się szczególną uważność i staranność podczas prowadzenia tego typu dokumentacji.

Jeżeli podczas czytania nasunęły Ci się jakieś wątpliwości bądź pytania odnośnie do ewidencji przebiegu pojazdów samochodowych i podatku VAT, skontaktuj się z doświadczonymi pracownikami Biura Księgowego Perfekto z Krakowa. Z przyjemnością rozwiejemy każdą wątpliwość! Zachęcamy do kontaktu!

Źródło: 

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).