Dwa telefony w jednoosobowej działalności gospodarczej – jak to rozliczyć?

Rozwiejmy na wstępie główną wątpliwość – przedsiębiorca może korzystać z dwóch telefonów, jeśli są one wykorzystywane podczas rozmów służbowych wykonywanych na rzecz przedsiębiorstwa.
W takiej sytuacji nie ma ku temu żadnych zastrzeżeń.

Telefon służbowy jako koszt uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodu mogą być wydatki spełniające łącznie 3 następujące warunki:

Kontrola z urzędu skarbowego a dwa telefony w ramach jednoosobowej działalności 

Warto mieć świadomość, że gdyby – w razie kontroli skarbowej – wyszło na jaw, że telefon służbowy służył podatnikowi także do wykonywania rozmów prywatnych, może to mieć swoje konsekwencje. Podatnik w takiej sytuacji może być zobowiązany do tego, aby zmniejszyć koszty o wydatki, jakie poniósł na te właśnie rozmowy. 

Oprócz tego powstać może zaległość podatkowa – a urząd skarbowy może wezwać podatnika do jej uiszczenia, wraz z odsetkami podatkowymi. W najgorszym wypadku może się zdarzyć, że zostanie to zakwalifikowane jako przestępstwo albo wykroczenie skarbowe. W takiej sytuacji podatnikowi grozi odpowiedzialność karnoskarbowa. 

Warto pamiętać…

Kiedy kontrola skarbowa wykaże niewykorzystanie telefonów dla celów prowadzonej działalności
i dowiedzie korzystanie z nich w celach prywatnych – tak przez podatnika, jak i przez jego pracowników czy inne osoby – wydatków związanych z nimi nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu! 

Billing – bezpieczne rozwiązanie

Wobec tego najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem – w sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta
z telefonów zarówno w celach służbowych, jak i osobistych – będzie rozliczanie kosztów z tego tytułu na podstawie billingów. Innym sposobem jest posiadanie jednego telefonu zarejestrowanego na firmę i wykorzystywanego w celach służbowych oraz korzystanie z drugiego telefonu wyłącznie
w celach osobistych. Można wtedy bez ryzyka zaliczyć wydatki związane np. z abonamentem do kosztów uzyskania przychodu.

 
Korzystanie z prywatnego telefonu w ramach działalności 

Może być także na odwrót. Tzn. zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, wykonuje rozmowy służbowe ze swojego prywatnego telefonu.

Może wówczas uznać wydatki z tym związane jako koszty uzyskania przychodu.
Warto jednak pamiętać, że – jeśli podatnik posiada prywatny telefon na abonament – rozliczenia wydatków powinien dokonać na podstawie billingów. Umowa nie została bowiem zawarta na firmę, a na osobę prywatną, więc abonamentu telefonicznego nie można zaliczyć do kosztów.

W przypadku gdy podatnik korzysta ze swojego prywatnego telefonu, który jest „na kartę”, nie może uzyskać billingu, a co za tym idzie – nie ma podstaw do rozliczenia wydatków związanych z prowadzonymi rozmowami służbowymi do kosztów firmowych. 

Biuro Księgowe Perfekto radzi

Podsumowujmy zatem: przepisy podatkowe dopuszczają możliwość wykorzystywania dwóch telefonów w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Jednak trzeba pamiętać, że przedsiębiorca musi udowodnić, iż wydatki związane z rozmowami telefonicznymi, jakie ponosi, spełniają warunki określone ustawą i – na tej podstawie – można zaliczyć je do kosztów podatkowych. Przedsiębiorca może również wykorzystywać w swojej działalności telefon prywatny, lub korzystać z telefonu służbowego w sprawach osobistych, pod warunkiem, że w odpowiedni sposób udokumentuje poniesione koszty. 

Masz pytania związane z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą? Szukasz porady
z zakresu księgowości czy kadr? Nasze Biuro Księgowe Perfekto jest do Twojej dyspozycji! Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.