Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na rachunkowość przedsiębiorstw

Wpływ Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na rachunkowość przedsiębiorstw

W ostatnich miesiącach coraz częściej zgłaszają się do nas klienci z pytaniami o Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć obowiązek jego stosowania został przesunięty na 1 lutego 2026 roku, przygotowania do tej zmiany warto rozpocząć już teraz. Jako biuro rachunkowe Kraków Perfekto, widzimy, jak wiele wyzwań – ale i szans – wiąże się z tą transformacją dla polskich firm.

Nowa rzeczywistość fakturowania

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, faktury będą wystawiane i przekazywane bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów w formacie XML. Oznacza to koniec faktur papierowych i PDF-ów przesyłanych mailowo – każda faktura będzie najpierw trafiała do KSeF, a dopiero potem do kontrahenta.

Dla przedsiębiorców oznacza to zmianę w codziennym funkcjonowaniu – zarówno w zakresie wystawiania, jak i archiwizowania dokumentów. Dzięki centralizacji, nie będzie już potrzeby samodzielnego przechowywania faktur – wszystkie będą dostępne online przez 10 lat. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na pracę wyłącznie z fakturami elektronicznymi.

Co to oznacza dla systemów księgowych?

Z naszej perspektywy, najwięcej pracy czeka firmy przy dostosowaniu systemów ERP i programów księgowych do nowych wymogów. Integracja z KSeF wymaga często aktualizacji oprogramowania, dodatkowych modułów, a w niektórych przypadkach – zmiany całego systemu. W Perfekto pomagamy klientom ocenić, czy ich obecne rozwiązania są gotowe na integrację, oraz wspieramy we wdrożeniu odpowiednich narzędzi.

Dobrą wiadomością jest to, że po zakończeniu wdrożenia wiele procesów można zautomatyzować, co w dłuższej perspektywie oszczędzi czas i zminimalizuje ryzyko błędów.

Audyty, kontrole i większa przejrzystość

Administracja skarbowa dzięki natychmiastowemu dostępowi do faktur będzie mogła szybciej reagować na ewentualne nieprawidłowości. Dla firm oznacza to konieczność zwiększenia dokładności przy dokumentowaniu każdej transakcji.

W Perfekto rekomendujemy naszym klientom wdrożenie dodatkowych procedur kontrolnych oraz przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie. Ułatwia to przejście do nowego systemu oraz zmniejsza ryzyko błędów księgowych czy niezgodności z przepisami.

Podsumowanie od biura rachunkowego Perfekto

Choć termin obowiązkowego wdrożenia KSeF został przesunięty, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Dobrze zaplanowane działania teraz to mniejsze ryzyko i niższe koszty w przyszłości.

W Perfekto oferujemy kompleksowe usługi księgowe oraz obsługę księgową w przygotowaniach do KSeF – od doradztwa technicznego, aż po szkolenia zespołów i bieżącą obsługę księgową. Jeśli chcesz wiedzieć, na jakim etapie jest Twoja firma i co należy jeszcze zrobić – zapraszamy do kontaktu. Zadbamy o Twoje finanse perfekcyjnie, w końcu zwiemy się Perfekto!