Wyżywienie w pracy a koszt firmowy

Przedsiębiorca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ma możliwość obniżenia należnej Urzędowi Skarbowemu kwoty podatku, uwzględniając w niej wydatki firmowe, które mają na celu uzyskanie, zachowanie oraz zabezpieczenie źródeł przychodów przedsiębiorstwa. Do tych wydatków (kosztów) zaliczyć można z pewnością koszty służące podniesieniu motywacji pracowników, jakości wykonywanej przez ich pracy, a także polepszeniu ich samopoczucia – np. poczęstunek. Podobnie poczęstunek dla kontrahentów, który również spełnia wynikające z ustawy kryteria. Równocześnie ustawa wyklucza tutaj wydatki reprezentacyjne, między innymi zakup żywności.

Poczęstunek czy wydatek reprezentacyjny?

Jak rozróżnić poczęstunek od wydatków reprezentacyjnych? Poczęstunek to z reguły skromna przekąska (ciastka, paluszki, kanapki, lunch czy świeże owoce, które coraz częściej pojawiają się na stołach firmowych kuchni) lub podawane w firmie napoje taki jak kawa, herbata czy soki. Co ważne, poczęstunek dla pracowników i poczęstunek dla kontrahentów kwalifikuje się tak samo. Poczęstunek może być podawany zarówno w siedzibie podatnika, jak i poza nią.  Należy mieć jednak na uwadze, że to na podatniku ciąży odpowiedzialność za udowodnienie, iż koszty tego rodzaju znajdują gospodarcze uzasadnienie, a także że służyły interesom firmy.

Wydatki reprezentacyjne utożsamia się z kolei z wystawnym obiadem w restauracji, który nosi znamiona przepychu. Co jednak istotne, posiłek – by miał charakter reprezentacyjny – nie musi być wcale wytworny. Zasada jest tutaj taka, że posiłki, które mają na celu stworzenie dobrego wizerunku działalności podatnika, a także te, które spożywa się podczas spotkań rozrywkowych, a nie biznesowych, nie mogą obciążać kosztów podatkowych. Tym samym wydatki na obiad czy kolację w trakcie spotkania biznesowego w restauracji stanowią koszt uzyskania przychodu.

Posiłek dla pracownika firmy

Posiłek dla pracownika może być miłym gestem pracodawcy lub obowiązkiem nałożonym na niego przez prawo pracy – jak na przykład posiłki profilaktyczne, które przysługują pracownikom wykonującym swoją pracę w ściśle określonych warunkach atmosferycznych.

Zakup posiłków dla pracowników bywa często przejawem dobrej woli pracodawcy, który chce w ten sposób zapewnić komfort pracownikom pracujących w nadliczbowych godzinach lub też biorącym udział w szkoleniu. W takim przypadku zapewnienieposiłku przez pracodawcę ma związek z uzyskiwanymi przez niego przychodami, może być zatem zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Wydatki na posiłki profilaktyczne wynikają z przepisów prawa pracy, a dodatkowo są ponoszone celem zapewnienia odpowiednich warunków pracy pracownikom. Są one zatem ponoszone w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i przekładają się na osiąganie, zachowanie i zabezpieczenia źródeł przychodów firmy.Co więcej, wydatki na posiłki profilaktyczne nie zostały uwzględnione w katalogu kosztów niestanowiących kosztów przychodów.

Również wydatki poniesione na zakup posiłków dla pracowników przebywających w podróży służbowej spełnia podstawowe kryterium umożliwiające zaliczenie tych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów -  pod warunkiem, że podróż ta sprzyja osiągnięciu albo zabezpieczeniu czy zachowaniu źródła przychodów. Uwaga!Inaczej sprawa wygląda jednak w przypadku przedsiębiorcy przebywającego w podróży służbowej – wydatki poniesione na zakup wyżywienia podczas takiej podróży nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, a więc przedsiębiorca nie będzie mógł uwzględnić ich w tych kosztach.

Usługa gastronomiczna a usługa cateringowa

Rozróżnienie pomiędzy usługą gastronomiczną a usługą cateringową jest ważne z punktu widzenia odliczeń podatku. Ustawa o VAT stanowi, że usługi gastronomiczne zrealizowane poza firmą (przygotowanie i spożycie posiłków poza firmą)nie podlegają zwrotowi różnicy podatku należnego.Jeśli jednak posiłek został sporządzony poza firmą, a następnie do niej przywieziony (usługi cateringowa), to taki wydatek podlega już odliczeniu. 

Nie wiesz, jak rozliczyć koszty związane z zakupem wyżywienia? Nasze Biuro Rachunkowe rozwieje Twoje wątpliwości! Zachęcamy także do dyskusji na ten temat. Mile widziane również sugestie: o czym chcielibyście przeczytać? Podajcie temat, a nasze biuro księgowe go opisze.