Księgi prowadzone przez biuro rachunkowe w siedzibie firmy

Zgodnie z zapisem ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi jednostka. Może ona jednak powierzyć prowadzenie ich podmiotowi zewnętrznemu, czyli po prostu zlecić to biuru rachunkowemu lub też firmie działającej w tym zakresie należącej do innego państwa członkowskiego. Przedsiębiorca świadczący usługi księgowo-rachunkowe może wykonywać tę usługę w siedzibie jednostki lub poza nią.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Jaki jest zakres prowadzenia ksiąg rachunkowych przez biuro księgowe? Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt. 2-6 ustawy o rachunkowości są to następujące czynności: prowadzenie ksiąg rachunkowych (z systematycznymi zapisami zdarzeń w porządku chronologicznym), okresowe sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz ich wycena, sporządzania sprawozdań finansowych, a także gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego

Sam fakt zgłoszenia do urzędu skarbowego prowadzenia przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych zależny jest od formy prowadzenia przez jednostkę działalności gospodarczej i od miejsca prowadzenia dokumentacji rachunkowej. Jeśli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą firmy lub poza miejscem sprawowania jej zarządu, wówczas jednostka powinna powiadomić urząd skarbowy o miejscu prowadzenia tych ksiąg w terminie do 15 dni od dnia ich wydania, zgodnie z zapisem w art. 11 a ustawy o rachunkowości. Firma ma także za zadanie zapewnić organom kontroli zewnętrznej lub nadzoru dostępność ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych. Może to uczynić w siedzibie jednostki, w miejscu sprawowania zarządu lub też w innym miejscu za zgodą organów kontroli i nadzoru.

Przejdźmy zatem do meritum sprawy – jeśli jednostka jest zarejestrowana w KRS, zgłasza tę zmianę identyfikacyjną na druku NIP-2 (informacje te zawiera rubryka B.12.). Z kolei jeżeli podmiot wpisany jest w CEIDG, czyli jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, aktualizuje on dane identyfikacyjne za pośrednictwem właśnie tej ewidencji. Wówczas należy złożyć wniosek CEIDG-1 do dowolnego urzędu miasta, gminy lub dzielnicy. Zawiera on rubryki 21 i 22, w których umieszcza się informacje o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych i nazwę wraz z NIP-em podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową. Wniosek zostaje następnie przekazany właściwemu urzędowi skarbowemu.

Gdy biuro rachunkowe prowadzi księgi w siedzibie Twojej firmy

W tej sytuacji firmy zarejestrowane w KRS nie muszą zgłaszać faktu prowadzenia ksiąg rachunkowych przez zewnętrzne biuro księgowe, ponieważ nie zmienia się miejsce ich przechowywania. Wszak w formularzu NIP-2 wymaga się tylko informacji dotyczących miejsca przechowywania informacji. Sprawa wygląda jednak nieco inaczej w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.  Te jednostki powinny zaktualizować wniosek CEIDG-1, ponieważ zawarte są w nim informacje dotyczące podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe.

Jeśli masz jakieś wątpliwości co do spraw związanych z rachunkowością zewnętrzną, zapraszamy do kontaktu z Biurem Rachunkowym Perfekto z Krakowa. Z chęcią odpowiemy na każde pytanie!